Pourquoi déléguer la gestion de son centre de formation à un logiciel ?
17 juin 2022Spécialistes de la formation, que ce soit en centre de formation ou une entreprise de vente de formation, vous êtes peut-être à la recherche d’une solution de gestion pour votre activité. Aujourd’hui, on vous en dit plus sur les avantages de l’utilisation d’un logiciel pour gérer votre organisme de formation!
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion ?
Votre activité de centre de formation ne ressemble à aucune autre. Vos besoins sont très spécifiques et vous n’êtes pas épargnés par la digitalisation de la société. La libéralisation de la formation pour adultes, grâce au CPF notamment, a aussi créé beaucoup de nouvelles demandes. Loin d’être un problème, cette nouvelle affluence demande tout de même une transformation organisationnelle. Le facteur de la digitalisation de la formation est aussi un changement qu’il faut prendre en compte. De plus en plus de formations sont accessibles en non présentiel, ce qui fait en plus de nouveaux challenges à prendre en compte en tant que gestionnaire d’un centre de formation.
Pour vous aider dans cette transition, un logiciel de gestion est un allié bienvenu, qui pourra vous permettre d’organiser toutes vos tâches, du planning des séances de formation à la gestion des absences ou des lieux de gestion. Un outil totalement adapté à votre cœur de métier vous sera vite indispensable !
Bien évidemment, si vous n’êtes pas déjà équipé, la transition demandera un peu de temps. Il faudra que vos équipes puissent prendre en main le logiciel et adaptent leur façon de travailler. Mais une fois que tout cela sera fait et que le logiciel sera personnalisé en fonction de vos besoins, il n’y a aucun doute sur le fait que tout le monde sera ravi de ce gain de temps à consacrer à d’autres activités au cœur de votre activité. Voyons maintenant tout ce qu’un logiciel de gestion peut faire pour vous.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion peut faire pour vous ?
La question est plutôt « qu’est-ce qu’il ne peut pas faire ? » tant les logiciels de nos jours sont complets et prennent en compte toutes les facettes de l’organisation inhérentes à votre métier. Ces logiciels sont conçus pour optimiser votre organisation interne, tout en étant simples à utiliser. Un bon logiciel dédié à votre activité prendra en compte tous les aspects de vos tâches spécifiques, telles que :
- Le planning des séances de formation
- La gestion des commandes, mais aussi une gestion humaine, des formateurs ainsi que des stagiaires.
- La gestion des (nombreux) documents administratifs dont vous avez besoin pour votre activité.
- La gestion des lieux de formation…
Choisir un logiciel qui s’adapte à ses utilisateurs et aux nouvelles obligations
Qualiopi
Un bon logiciel de gestion est un logiciel qui prend aussi en compte les besoins actuels, mais aussi les nouveaux besoins de ses utilisateurs. Par exemple, la réforme Qualiopi est une réforme dédiée aux instituts de formation. Pour obtenir cette qualification, qui permet l’accès aux financements publics, les organismes de formation doivent répondre à sept critères que vous connaissez déjà surement.
Un logiciel de formation adapté doit prendre en compte ces critères pour vous aider à mettre en place, si ce n’est pas déjà fait, votre nouvelle organisation. Car il ne suffit pas de produire des justificatifs variés pour avoir accès à cette certification. Il faut que votre organisme de formation puisse s’aligner parfaitement avec le référentiel prévu par Qualiopi.
Nouvelles réglementations
De plus, en tant que formateurs, vous êtes concernés par les modifications du CERFA 10443, qui porte sur les bilans pédagogiques, mais aussi financiers. Vous n’êtes pas sans savoir que ces bilans annuels sont obligatoires pour percevoir les financements de la formation. Si le processus peut être très long, un logiciel de gestion vous facilitera grandement le travail, grâce à la possibilité d’éditer simplement votre bilan annuel en fonction des nouvelles dispositions réglementaires.
Mettre votre organisme de formation à la page écologique
C’est aujourd’hui une nécessité. Non seulement moralement, mais aussi pour des questions pratiques. Gérer un organisme de formation demande beaucoup de documents papiers. Ces documents, il faut ensuite les trier, les classer, ce qui demande déjà beaucoup de temps à vos équipes, mais à la longue cela demande aussi beaucoup d’espace. La pile de papiers sur le bureau n’a plus lieu d’être, sans compter les risques de pertes de documents qui sont toujours possibles.
Quoi de plus pratique qu’un logiciel qui vous permet de faire tout ceci à votre place ? Pour vous, moins de papiers, moins de rangement, car tous les documents peuvent vous être envoyés en format numérique et stockés dans un cloud. Et pour l’environnement, ce sera toujours du papier gaspillé en moins !
Cela vous permettra aussi d’avoir un coup d’avance, car des certifications « vertes » fleurissent désormais et il est toujours bon de négocier le virage à l’éco-responsabilité avant que ce ne devienne obligatoire. Plus personne n’ignore dorénavant à quel point la consommation de papier devient anti-écologique et chaque entreprise se doit de limiter son utilisation au strict minimum. En travaillant avec un logiciel de gestion, vous privilégiez le numérique, optimisant ainsi votre classement, limitant la perte d’espace et les pertes éventuelles et impacterez moins votre environnement.
Voici donc toutes les bonnes raisons pour effectuer une transition numérique pour votre gestion. Un gain de temps pour vos équipes grâce à de nombreuses fonctionnalités pensées pour votre activité, un gain de place avec la disparition d’archives papiers inutiles et la possibilité de vous mettre facilement en conformité avec les nouvelles directives.
